Inzet Interim Manager

26 maart 2024

Geschreven door Hans Buijze, Partner Information Technology

Al meer dan 16 jaar ben ik actief in het plaatsen van Senior Interim IT Managers. Het is voor mij een welkome afwisseling met vaste IT Management invullingen. Waar bij vaste invullingen de intensiteit van het klantcontact terugloopt na afronding van de procedure is er bij interim plaatsingen een continu contact met de klant waardoor de wederzijdse kennisopbouw veel langduriger is.

Daar waar bij vaste invullingen vaak sprake is van een uitgekristalliseerd verwachtingspatroon bij de opdrachtgever ontbreekt dit vaak bij interim vraagstukken. Hierdoor ontstaat het risico van verkeerde verwachtingen, teleurstellingen en het niet optimaal gebruiken van een interim manager.

Het is voor een potentiële opdrachtgever van belang dat hij vooraf zichzelf een aantal vragen stelt:

Wanneer moet ik wel / niet een interim manager inzetten?

Moet ik dat zelf doen of via een bureau?

Wanneer is een interim manager wel / niet te duur?

Bij de vele interim plaatsingen die ik heb gedaan en verder heb begeleid heb ik gemerkt dat er bij het beantwoorden van deze vragen er een aantal richtlijnen zijn bij de beantwoording van deze vragen. De vragen zal ik stuk voor stuk proberen te beantwoorden.

Wanneer moet ik wel / niet een interim manager inzetten?

Het besluit om een interim manager in te schakelen hangt af van verschillende factoren en specifieke omstandigheden binnen een organisatie.

Hier zijn enkele situaties waarin het overwegen van een interim manager zinvol kan zijn:

• Verandermanagement: Als de organisatie door een periode van verandering gaat, zoals een herstructurering, fusie, overname of snelle groei, kan een interim manager met ervaring in verandermanagement van onschatbare waarde zijn.
• Tijdelijke leemte in het management: Bij afwezigheid van een sleutelmanager (bijvoorbeeld door ziekte, zwangerschapsverlof of vertrek) kan een interim manager de tijdelijke leemte opvullen en ervoor zorgen dat de activiteiten soepel blijven verlopen.
• Specifieke expertise: Als er behoefte is aan specifieke kennis of ervaring die niet intern beschikbaar is, kan een interim manager met de vereiste expertise worden ingezet om bepaalde projecten te leiden of problemen op te lossen.
• Crisissituaties: In crisissituaties, zoals financiële problemen, juridische geschillen of ernstige operationele problemen, kan een interim manager snel ingrijpen om de situatie te stabiliseren en een herstelplan op te stellen.
• Versnelling van groei: Bij bedrijven die snel willen groeien, kan een interim manager helpen bij het opschalen van activiteiten, het aantrekken van talent en het implementeren van effectieve bedrijfsprocessen.
• Objectiviteit en externe perspectieven: Een interim manager, die niet emotioneel betrokken is bij interne politiek of bedrijfscultuur, kan objectieve en onbevooroordeelde beslissingen nemen. Ook is een interim manager heel geschikt om te helpen bij het opstellen van een objectief functieprofiel voor e vaste invulling van de rol.

Aan de andere kant zijn er ook situaties waarin het misschien niet nodig is om een interim manager in te zetten:

• Langdurige stabiliteit: Als de organisatie stabiel is en er geen dringende veranderingen of problemen zijn, is het mogelijk dat een interim manager niet nodig is.
• Voldoende interne expertise: Als de benodigde expertise al intern beschikbaar is, kan het inschakelen van een interim manager mogelijk overbodig zijn.
• Leereffect belangrijk: Bij de inzet van een interim manager gaat na vertrek de opgebouwde kennis verloren voor de organisatie. 
• Kostenoverwegingen: Interim managers kunnen duur zijn. Als de kosten niet in verhouding staan tot de verwachte voordelen, kan het beter zijn om andere oplossingen te overwegen.

In het algemeen is het belangrijk om de specifieke behoeften van de organisatie en de aard van de uitdagingen in overweging te nemen bij het nemen van beslissingen over het al dan niet inzetten van een interim manager. Ook is het essentieel om als organisatie continu de vaag te blijven stellen of de inzet van een interim manager nog noodzakelijk is en niet vervangen kan worden door een vaste medewerker.

Als deze vragen zijn beantwoord is het zaak om te kijken of de investering zijn geld waar opleveren dus moet de volgende vraag beantwoord worden.

Wanneer is een interim Manager wel of niet te duur?

Of een interim manager wel of niet te duur is, hangt af van verschillende factoren en kan sterk variëren afhankelijk van de specifieke omstandigheden van een organisatie en het project waarvoor de interim manager wordt ingehuurd.

Een Interim Manager is te duur als:

• Als het project niet complex is: Alleen als het project zeer complex is en specialistische kennis vereist, kan het inhuren van een interim manager gerechtvaardigd zijn, zelfs als dit hogere kosten met zich meebrengt.
• Als het project te lang duurt en er geen duidelijk eindpunt heeft: Voor kortlopende projecten kan het inhuren van een interim manager te duur zijn, vooral als er een lange inwerkperiode nodig is voordat de manager volledig productief kan zijn. Bij langlopende projecten is het wellicht verstandiger dit bij een vaste medewerker te beleggen, zeker als er geen duidelijk eindpunt is.
• Als voldoende interne middelen beschikbaar: Het inhuren van een interim manager moet kosteneffectiever zijn dan het uitvoeren van een project met interne middelen, alleen als de interne middelen al overbelast zijn of als er expertise ontbreekt binnen het huidige team kan het zinvol zijn.
• Onvoldoende impact op bedrijfsresultaten: Als het project cruciaal is voor het bedrijf en een snelle en effectieve uitvoering vereist is, kan het inhuren van een interim manager een investering zijn die de moeite waard is, zelfs als de kosten hoger zijn. Anders is het niet nodig.
• Tarief van de interim manager te hoog: Het tarief van de interim manager zelf speelt natuurlijk ook een rol. Sommige interim managers rekenen hogere tarieven vanwege hun ervaring en expertise, terwijl anderen meer betaalbaar kunnen zijn maar mogelijk minder ervaring hebben.
• Voldoende alternatieven: Het is ook belangrijk om alternatieven te overwegen, zoals het aannemen van een fulltime werknemer of het uitbesteden van bepaalde taken aan gespecialiseerde bedrijven. Deze opties moeten worden vergeleken met de kosten en voordelen van het inhuren van een interim manager.

Een Interim Manager is niet te duur als:

• Als positieve effect aantoonbaar meer oplevert dan kosten: Het positieve effect zal alleen maximaal zijn als de Interim Manager optimaal ingezet wordt. Denk aan naast de directe prestaties van de Interim Manager aan zaken zoals prestaties van het Team, advies bij vaste invulling van de rol en advies over duurzaam vervolg na vertrek.                                                                                                                                                               
• Als Interim Manager effectief ingezet wordt: Vaak is het verstandig een Interim Manager 4 i.p.v. 5 dagen per week in te zetten. Een goede Interim Manager is meestal in 4 dagen effectiever dan een vaste medewerker in 5 dagen
• Als naar het totale kostenpatroon gekeken wordt: Voor een Interim Manager hoeven geen wervingskoten en sociale premies betaald te worden. Ook worden vakantiedagen en feestdagen niet betaald. Ook als de samenwerking eerder beëindigd wordt zijn hieraan geen kosten verbonden.

Over het algemeen is het belangrijk om de kosten van het inhuren van een interim manager af te wegen tegen de potentiële voordelen en impact op de organisatie. Soms kan het inhuren van een interim manager duur lijken, maar als het de efficiëntie verbetert, risico's vermindert of de algehele resultaten van het project verbetert, kan het uiteindelijk een waardevolle investering blijken te zijn.

Als na zorgvuldige overweging besloten is om een interim manager in te zetten zal de laatste vraag beantwoord worden:

Zelf een interim manager inhuren of via een bureau?

Het inhuren van een interim manager via een bureau heeft enkele voor- en nadelen:

Voordelen:

• Netwerk en Expertise: Bureaus hebben vaak een breed netwerk van ( over ) gekwalificeerde interim managers en kunnen snel geschikte kandidaten vinden. Meestal heeft het bureau een ook goed inzicht in passende tarieven per rol.
• Screening en Selectie: Het bureau kan het screening- en selectieproces beheren, inclusief het beoordelen van vaardigheden, ervaring en referenties van kandidaten. In veel gevallen heeft het bureau concrete ervaring met betreffende interim manager.
• Administratieve Ondersteuning: Het bureau kan helpen bij administratieve taken, zoals het opstellen van contracten en het regelen van betalingen. Het bureau zal er ook voor zorgen dat de opdrachtgever vrijgesteld wordt voor het betalen van sociale premies.
• Begeleiding en borging: Een goed bureau zorgt voor begeleiding van de interim manager. Dit is veelal niet inhoudelijk maar meer gericht op het bewaken van de afgesproken voortgang op basis  van het plan van aanpak wat door de interim manager na +/- 1 maand inzet opgesteld wordt en is goedgekeurd door de opdrachtgever.

Nadelen: 

• Kosten: Het inhuren van een interim manager via een bureau  duurder zijn, omdat het bureau een vergoeding rekent bovenop de vergoeding van de interim manager.
• Beperkte directe controle: De opdrachtgever heeft mogelijk minder directe controle over het wervingsproces en de selectie van kandidaten, aangezien het bureau hierbij een centrale rol speelt. De uiteindelijke keuze zal altijd bij de opdrachtgever dienen te liggen.
• Vertrouwelijkheid van de opdracht: Vaak gaat het bij interim opdrachten over vertrouwelijke situaties en informatie. Bureaus moeten hiervan deelgenoot gemaakt worden om tot een goede keuze van de kandidaten te komen. Dit is ook nodig voor de interim managers om optimaal te kunnen presteren. De praktijk wijst uit dat bureaus en interim managers hier heel voorzichtig mee omgaan omdat dit anders hun reputatie negatief kan beïnvloeden.

Het is belangrijk om zorgvuldig te overwegen of het gebruik van een bureau geschikt is voor jouw organisatie, rekening houdend met de specifieke behoeften, budgetten en de mate van controle die je wilt behouden. Een interim manager uit het eigen netwerk heeft als voordeel dat hij vertrouwen geniet, een bureau kan echter zorgen voor een bredere en objectievere keuze.